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【開工厚多士】文檔名稱的藝術哲學
05 Apr 2016

正所謂「唔怕生壞命，最怕改壞名」，即使是工作上處理的文書檔案，尤其是做文職，如果能改個好的檔案名，不單能方便工作，亦能突顯你的性格和細心程度。

 

 

大家接收電郵時，相信都收過「re:re:re:re:re:re: 文件一」，收到這種主題的電郵，實在令人摸不著頭腦，電郵是關於甚麼主題？哪份是「文件一」？究竟「re」到第幾次？

 

這種電郵主題，會令接收者感到傳送者是粗心大意的人，所以不要忽略或輕視改名這一環，對你的職場印象非常重要。

 

1. 勿用只有日期的文件名稱

你每天只處理一份文件嗎？否則文件名稱只有日期，對方怎能知道你傳送的甚麼文件？

 

 

2. 打錯名

如果連文件名稱都串錯，可能要由從頭讀書了。對方亦可能要想一想，究竟幫不幫你「改正」好呢？如果真的發現打錯了檔案名稱，可立即補發電郵向對方說明，當然，最好還是在傳送前再三留意吧！

 

3. 當年今日的文件

還記得大學時期，經常收到印著去年年份的筆記，不期然覺得教授很懶。所以為文件改名時要注意，別讓其他人認為你只是「翻炒」之前的文件。

 

4.無底線超長檔案名稱

文件名稱長短不是問題，重點是每個中文或英文字之間請加「＿」（underscore），收件人接收時才能清楚知道文件主題。

 

 

5. 「未命名」

「未命名.doc」？？是否電腦病毒文件？如果我是接收者，還是速速刪去好了。

 

6. 終極名稱

每份文件都必經修改、修改、再修改的過程，很多人喜歡將文件名稱改為「document1_final_ver」、「document1_really_final_ver」或者「document1_final_ver_lastest」。不過，這種文件名稱實在令人頭暈，建議大家索性在文件最後打上日期，例如「document_20160405」，那就一目了然了。

 

 

 

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