正所謂「唔怕生壞命,最怕改壞名」,即使是工作上處理的文書檔案,尤其是做文職,如果能改個好的檔案名,不單能方便工作,亦能突顯你的性格和細心程度。
大家接收電郵時,相信都收過「re:re:re:re:re:re: 文件一」,收到這種主題的電郵,實在令人摸不著頭腦,電郵是關於甚麼主題?哪份是「文件一」?究竟「re」到第幾次?
這種電郵主題,會令接收者感到傳送者是粗心大意的人,所以不要忽略或輕視改名這一環,對你的職場印象非常重要。
1. 勿用只有日期的文件名稱
你每天只處理一份文件嗎?否則文件名稱只有日期,對方怎能知道你傳送的甚麼文件?
2. 打錯名
如果連文件名稱都串錯,可能要由從頭讀書了。對方亦可能要想一想,究竟幫不幫你「改正」好呢?如果真的發現打錯了檔案名稱,可立即補發電郵向對方說明,當然,最好還是在傳送前再三留意吧!
3. 當年今日的文件
還記得大學時期,經常收到印著去年年份的筆記,不期然覺得教授很懶。所以為文件改名時要注意,別讓其他人認為你只是「翻炒」之前的文件。
4.無底線超長檔案名稱
文件名稱長短不是問題,重點是每個中文或英文字之間請加「_」(underscore),收件人接收時才能清楚知道文件主題。
5. 「未命名」
「未命名.doc」??是否電腦病毒文件?如果我是接收者,還是速速刪去好了。
6. 終極名稱
每份文件都必經修改、修改、再修改的過程,很多人喜歡將文件名稱改為「document1_final_ver」、「document1_really_final_ver」或者「document1_final_ver_lastest」。不過,這種文件名稱實在令人頭暈,建議大家索性在文件最後打上日期,例如「document_20160405」,那就一目了然了。
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