打工仔每天在辦公室工作，接受到來自同事、上司、老闆或者客戶的電郵多不勝數，當中有急需回覆跟進的、有可以稍後處理的，亦有錯誤寄出的，亦有垃圾電郵充斥。每天收到如此多電郵及資訊，處理時間冗長，甚至可能會有一刻以為自己的工作就是處理電郵。外國媒體The Muse邀請了專家作出建議，每天收到約100個以上的電郵的職員，是怎樣每天處理電郵的。
1. 將需要即時處理的電郵留在收件匣
先將收到的電郵分類，分隔出需要即時處理的電郵，是有效節省時間的第一步。一位顧問公司的經理接受訪問時指，當時每天她會收到超過100封電郵，然而當她進行分類後，實際需要處理的可能只有20多封。她指「我希望一打開郵件匣，看到的電郵只會是我需要處理的急件，以及是需要我回覆的。」
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2. 創建一個「待覆」資料夾
一項工作不只是你在處理，還有需要同事工作後才由你接手的項目。將它們的電郵置在待覆資料夾，能夠提醒你有什麼工作還未做，以防自己忘記。不少上班族指，曾經有不需要當刻完成的工作，到同事辦妥交棒到自己手上時，卻因為郵箱爆滿而無法找到當時的資料，自此下定決心掌握郵箱的控制權
3. 習慣副資料夾及標籤功能
一位每天接收近250封電郵的CEO指，將電郵標籤及分類，能夠助你辦事事半功倍。「將同類或同一個項目的電郵以相同顏色的標籤分類，這樣在辦事及搜尋參考資料時都會更方便。」亦有職員指，以副資料夾分類能夠令自己知道需要的文件在哪裡，加快搜索時間。
4. 為郵箱設立自動阻隔及分類
電子郵箱的功能其實包羅萬有，隨時令你意想不到。例如Outlook可以透過設定寄件人的名稱，去自動將郵件分類至不同資料夾。例如你的重要生意伙伴陳小明的電郵，可以分類到最重要郵件的資料夾。有使用這方法的職場人士指，能夠有效阻隔不必要的信息。
5. 與行事曆功能掛鉤，提醒電郵事項
如果有不需要即時回覆的電郵，可以將他們移到一個有行事曆的資料夾，並記錄低什麼時候需要回覆。這樣就不擔心忘記工作，而且行事曆還會進行提醒。Outlook及Gmail等熱門電郵信箱都有這項功能。
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6. 容忍推銷電郵應事不過三
不必要的垃圾或廣告郵件，雖然已經由郵箱自動阻擋，但仍然會有漏網之魚。如果想狠下決心阻止，不少專家都會建議容忍三次的方法：當你收到推廣電郵而立即刪除它超過三次的話，在電郵內按下取消訂閱郵件的按鈕，因為你對他們的商品已經再沒興趣。
7. 設立電郵範本
不論是寄或者收，我們很多時都會以電郵撰寫同一個內容多次，例如是查詢價格或者回覆價格等。用家可以設立電郵範本，就可以省卻不必要的人手時間。
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8. 每天固定時間檢查郵箱
沒有人想錯過開會及會談時間，因此會將其他工作安排在開會以外的時間，其實檢查電郵亦應如此。每天訂立數個檢查電郵的時間，在時間內不花心思處理其他事，只處理郵件的話，你會變得非常快速及專注，這樣就能加快進度。
9. 關閉電郵通知
即使已經有效地處理好收到的電郵，那首鈴聲或聲響仍然會在工作的時候影響到你。如同上一個建議般，只在某些時間檢查電郵，而且平時將聲效通知關閉的話，對工作更有幫助。
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10. 花少少的工餘時間處理「垃圾」
將郵箱連線至電話，可以讓你在下班後少少的時間，將所有不需要的郵件及資料處理掉。那些時間可以是等待升降機的時間，或者是在超市排隊等待結帳的時間。
資料來源：The Muse
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