職趣事
Home>職趣事>【開工厚多士】文檔名稱的藝術哲學
【開工厚多士】文檔名稱的藝術哲學
05 Apr 2016

正所謂「唔怕生壞命,最怕改壞名」,即使是工作上處理的文書檔案,尤其是做文職,如果能改個好的檔案名,不單能方便工作,亦能突顯你的性格和細心程度。

 

 

大家接收電郵時,相信都收過「re:re:re:re:re:re: 文件一」,收到這種主題的電郵,實在令人摸不著頭腦,電郵是關於甚麼主題?哪份是「文件一」?究竟「re」到第幾次?

 

這種電郵主題,會令接收者感到傳送者是粗心大意的人,所以不要忽略或輕視改名這一環,對你的職場印象非常重要。

 

1. 勿用只有日期的文件名稱

你每天只處理一份文件嗎?否則文件名稱只有日期,對方怎能知道你傳送的甚麼文件?

 

 

2. 打錯名

如果連文件名稱都串錯,可能要由從頭讀書了。對方亦可能要想一想,究竟幫不幫你「改正」好呢?如果真的發現打錯了檔案名稱,可立即補發電郵向對方說明,當然,最好還是在傳送前再三留意吧!

 

3. 當年今日的文件

還記得大學時期,經常收到印著去年年份的筆記,不期然覺得教授很懶。所以為文件改名時要注意,別讓其他人認為你只是「翻炒」之前的文件。

 

4.無底線超長檔案名稱

文件名稱長短不是問題,重點是每個中文或英文字之間請加「_」(underscore),收件人接收時才能清楚知道文件主題。

 

 

5. 「未命名」

「未命名.doc」??是否電腦病毒文件?如果我是接收者,還是速速刪去好了。

 

6. 終極名稱

每份文件都必經修改、修改、再修改的過程,很多人喜歡將文件名稱改為「document1_final_ver」、「document1_really_final_ver」或者「document1_final_ver_lastest」。不過,這種文件名稱實在令人頭暈,建議大家索性在文件最後打上日期,例如「document_20160405」,那就一目了然了。

 

 

 

請即登入《JobMarket》的Recruitment Day 搜羅全城職位空缺,說不定有筍工適合你!

Tag cloud:

文件處理 文職

好工推介

書刊編輯 ( 18k ) Peace Book Co. Ltd. 03 Apr 2025
Business Analyst ParaDM Company Limited 13 Mar 2025
日式拉麵廚師👨‍🍳 Shugetsu 周月 12 Mar 2025
日式拉麵服務員 Shugetsu 周月 12 Mar 2025
Clerical Assistant International Registries (Far East) Limited 11 Mar 2025
Project Administrator / Coordinator Friesland (Asia Pacific) Limited 05 Apr 2025
合約救生員 (非公務員合約職位空缺) 康樂及文化事務署 Leisure and Cultural Services Department 05 Apr 2025
常額教師 (英文、體育) 國民學校 Kwok Man School 05 Apr 2025
校長 (2025年9月1日到職) 伯特利中學 05 Apr 2025
Accountant & Admin Manager V.I.P LTD 04 Apr 2025
Shop Manager V.I.P LTD 04 Apr 2025
Crew / Shop Supervisor (Full Time / Part Time) V.I.P LTD 04 Apr 2025
髹漆工 - 空缺編號 38491 - 04 Apr 2025
辦公室助理 (編號:24000179) MTR Corporation Limited 香港鐵路有限公司 04 Apr 2025
技術員 / 技工 MTR Corporation Limited 香港鐵路有限公司 04 Apr 2025
Technician - Building Maintenance Team (Ref: 250000A7) MTR Corporation Limited 香港鐵路有限公司 04 Apr 2025
Technician - Front Line Maintenance Team (Ref: 25000077) MTR Corporation Limited 香港鐵路有限公司 04 Apr 2025
Senior Technician- Front Line Maintenance Team (Ref.: 250000A5) MTR Corporation Limited 香港鐵路有限公司 04 Apr 2025
Learning Support Assistant (Secondary) The HKCCCU Logos Academy 04 Apr 2025
Clerical Assistant – Academic (Secondary) The HKCCCU Logos Academy 04 Apr 2025

好工搜尋

職場熱話

  • 1
  • 2