職趣事
Home>職趣事>【開工厚多士】文檔名稱的藝術哲學
【開工厚多士】文檔名稱的藝術哲學
05 Apr 2016

正所謂「唔怕生壞命,最怕改壞名」,即使是工作上處理的文書檔案,尤其是做文職,如果能改個好的檔案名,不單能方便工作,亦能突顯你的性格和細心程度。

 

 

大家接收電郵時,相信都收過「re:re:re:re:re:re: 文件一」,收到這種主題的電郵,實在令人摸不著頭腦,電郵是關於甚麼主題?哪份是「文件一」?究竟「re」到第幾次?

 

這種電郵主題,會令接收者感到傳送者是粗心大意的人,所以不要忽略或輕視改名這一環,對你的職場印象非常重要。

 

1. 勿用只有日期的文件名稱

你每天只處理一份文件嗎?否則文件名稱只有日期,對方怎能知道你傳送的甚麼文件?

 

 

2. 打錯名

如果連文件名稱都串錯,可能要由從頭讀書了。對方亦可能要想一想,究竟幫不幫你「改正」好呢?如果真的發現打錯了檔案名稱,可立即補發電郵向對方說明,當然,最好還是在傳送前再三留意吧!

 

3. 當年今日的文件

還記得大學時期,經常收到印著去年年份的筆記,不期然覺得教授很懶。所以為文件改名時要注意,別讓其他人認為你只是「翻炒」之前的文件。

 

4.無底線超長檔案名稱

文件名稱長短不是問題,重點是每個中文或英文字之間請加「_」(underscore),收件人接收時才能清楚知道文件主題。

 

 

5. 「未命名」

「未命名.doc」??是否電腦病毒文件?如果我是接收者,還是速速刪去好了。

 

6. 終極名稱

每份文件都必經修改、修改、再修改的過程,很多人喜歡將文件名稱改為「document1_final_ver」、「document1_really_final_ver」或者「document1_final_ver_lastest」。不過,這種文件名稱實在令人頭暈,建議大家索性在文件最後打上日期,例如「document_20160405」,那就一目了然了。

 

 

 

請即登入《JobMarket》的Recruitment Day 搜羅全城職位空缺,說不定有筍工適合你!

Tag cloud:

文件處理 文職

好工推介

SHIPPING CLERK MILLION WAYS HONG KONG LTD 14 Apr 2025
理財策劃經理( 津貼$25K-$48K ) AXA China Region Insurance Company Limited 14 Apr 2025
書刊編輯 ( 18k ) Peace Book Co. Ltd. 03 Apr 2025
餐飲設備維修技工(全職) 嘉達機電工程有限公司 01 Apr 2025
理財策劃經理( 津貼$25K-$48K ) AXA China Region Insurance Company Limited 01 Apr 2025
助廚[空缺編號: 39379] Posted on 28/04/2025 - 28 Apr 2025
侍應生 [空缺編號: 39379] Posted on 28/04/2025 - 28 Apr 2025
Secretary (Ref# 066711) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Accounting Officer (Ref# 063855) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Accounting Clerk (Ref# 066489) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Senior Sales Executive (B to B Wholesale)(Ref# 066751) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Project Manager (Consumer Electronic) (Station Dongguan)(Ref# 064476) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Assistant Merchandiser (Ref# 066841) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Merchandiser (Ref# 065605) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Merchandiser (Fashion Jewelry)(Product Development)(Ref# 066704) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Accounting Clerk (Ref# 065568) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Auditor, Senior (Ref# 057141) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Auditor, Semi-Senior (Ref# 057140) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Management Trainee (Ref# 066645) Easy Job Centre 28 Apr 2025
Accountant (Ref# 066564) Easy Job Centre 28 Apr 2025

好工搜尋

職場熱話

  • 1
  • 2