每間公司或許都有「低效能」員工，不過當主管在煩惱如何管理表現不達標的下屬時，其實員工辦事「低效能」的背後原因都十分值得探討。有人力資源顧問認為，員工是否表現「低效能」，除自身有責任外，與上司的領導方法有着莫大關係，更可能牽涉到企業文化層面。要改善下屬表現，並發揮最大的效能和優勢，上司或主管首先就要學會正確的管理方法！
「盈力僱員服務顧問」高級培訓顧問黃錦翔向《星島頭條》表示，除因員工自身能力和經驗不足，或是性格、待人接物、工作態度和價值觀等原因，造成表現「不達標」，其實企業的制度文化同樣會影響員工表現的高低。
他舉例指，有些機構只考慮工作環境的和諧和穩定，以至獎懲制度欠力度。如薪金、花紅、年終獎賞都傾向用難以達標的原則發放，自然不能鼓勵個人拼博精神。若企業制度文化不能平衡「工作和諧」和「表現業績」，很可能會由「個人的低效」，演變為「團隊的低效」。
另一方面，當下屬表現良好，成為公司的「FIT馬」時，功勞可能會歸於上司，因為「千里馬」需要「伯樂」的發掘和提攜。同樣地，如果下屬不達標，表現差劣，又是否上司的過失？尤其當上司直接參與該員工的聘請、人員調配和及督導過程，該員工亦嚴重不達標，那問題很大機會與上司的眼光、分工及管教能力有關係。因此，上司下屬的關係是相輔相成，下屬表現欠佳，上司亦理應問責。
黃錦翔強調，每名員工加入公司時，不會一開始就是完美，自然有其優勢及不足，而良好的企業制度和管治文化，正是要協助下屬改善弱項，並在團體裡發揮和放大優勢。因此作為企業管理層，更應檢視自身機構文化與學習管理技巧，否則「低效能」員工不斷出現，必然是結構性問題。
給負評要客觀
運動員有好成果，都會向教練致謝。作為管理人員，亦不妨參考教練學(Coaching)，把其應用於職場，激勵下屬突破和改變。
首先，對下屬要「有讚有彈」。員工達標或創出好成績，自然應該讚，並且要公開讚，字眼亦不妨可以誇張，因為你製造對方被欣賞、被鼓勵的效果，他們會繼續向目標進發。相反，當下屬表現未如理想，管理層應單對單、私底下與他檢討。由於下屬聽取負面表現回饋時，會有抗拒或否認的可能，因此上司說話的字眼要精準、客觀及以陳述事實基礎。
在會面前，上司應準備有關問題發生的日期、時間、次數、例子、他人口供、你的觀察、工作標準或相關條例等，目的盡快彼此確認問題在哪兒。同時，上司亦應聆聽員工的想法，了解問題背後的原因。有時候，個人健康、情緒、家庭問題都有機會影響員工表現，上司對此則需要多點關愛。
用詞要恰當 否則恐惹反撲
上司形容員工的問題時，應多用「不＋正面的形用詞」的組合，例如可用「不達標」、「不如理想」、「欠缺危機感」等；亦可以用「期望式用詞」，如需要「熟習工作流程」、「改善待客態度」、「提昇人際關係」等，總結其工作狀況。背後的目的是讓下屬容易接受、心服，並樂意改善問題。相反，上司如使用「錯漏百出」、「不知所謂」、「無心裝載」、「無樣做得好」這些主觀及情緒化字眼，會更容易令下屬把焦點轉移到上司的無情態度，如對上司產生了怨憤，即使有能力改善問題，也不會願意妥協。
此外，管理層更應提防以羞辱或標籤的字眼形容下屬，例如「廢物」、「垃圾」「部門VIP」、「白卡佬 / 妹」等，這樣不但打擊下屬，而且使用一些帶有粗言穢語、甚至歧視成份的標籤的字眼，有機會遭對方投訴。
情理兼顧 人法分家
除非員工嚴重違規，上司處理員工問題應該「先情後理」，經過勸喻和提醒，下屬的問題仍無改善才會用訓斥、警告甚且紀律處分。若然真的作出懲罰，上司亦要抱著「情理兼顧、人法分家」的原則。「人」是指個人關係層面，上司個人亦有關心及失望之情。「法」是指制度層面，處罰是基於機構制度及管理責任。上司的回饋技巧，需避免與下屬產生「私怨」，而是期望他們能認清事實，儘快提升效能。
總括而言，主管應以更宏觀、客觀和專業的態度評估員工的工作表現，而不是簡單地將其歸咎為個人「低效能」。除了機構制度「獎罰分明」幫助推動員工達標外，主管亦有責任以給予鼓勵和建設性的回饋，他們亦可透過一些企業培訓，掌握與員工的溝通及管理技巧，協助「迷途」員工盡快歸隊。
資料來源：星島頭條
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