之前說過管理和激勵員工至關重要，但當中道理並非三言兩語能解釋，《管理手記》為大家找來一些小故事，分享管理和激勵的小道理。
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1. 不拉馬的士兵
一位年輕炮兵軍官上任後，視察下屬部隊操練，他發現一個怪現象︰每次操練時，總有一名士兵站在大炮的炮筒下。年輕軍官上前查問，得到的答案是：「操練條例是這樣規定。」
以往「馬拉大炮」的年代，士兵要站在炮筒下拉住馬的韁繩，防止大炮發射後，因後座力產生的距離偏差，從而減少再次瞄準的時間，不過到了今天，隨着軍備發展，大炮已不再需要這個角色，但受到「規定」所限，結果出現了這位「不拉馬的士兵」。年輕軍官的好奇，為軍隊解決了人力資源的浪費，當然得到表揚。
管理的第一步是「分工」，讓每名員工明確自己的職責。如果公司是一部龐大的機器，那麼員工就零件，只有他們知道謹守崗位，履行應有的工作，公司這部「機器」才能有效運轉。管理者應根據實際情況，及時調整員工人數和分工，以免有人成為「不拉馬的士兵」。
如果有人濫竽充數，不單為公司白白多付工資，亦會影響團隊士氣，降低整體生產力。
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2.做一日和尚敲一日鐘
小和尚在寺廟擔任「撞鐘」已有半年了，他覺得這份工作有點悶。有一天，主持把小和尚調到後院劈柴挑水，原因是他不能勝任「撞鐘」一職。小和尚很不服氣：「我撞的鐘難道不準嗎？不響嗎？」主持耐心地說︰「你撞的鐘很準時、也很響亮，但鐘聲空泛、疲軟，沒有感召力。鐘聲是要喚醒沉迷的眾生，鐘聲不單要洪亮，也要圓潤、渾厚和深沉。」
這位主持犯了一個管理錯誤，他事前並無告訴小和尚「撞鐘」的標準。如果小和尚知道這套標準，故事結局或會改寫。
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工作標準是員工的行為指南和考核依據。如果缺乏工作標準，員工的工作方向或會與公司的發展方向不協調，最終浪費大量人力和物力。制定工作標準應該盡量做到數字化，並與考核聯繫起來，提升運用效度。
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