高效的職場溝通在於有回應的互動方式，因此，訊息通過表達之後，就需要給接聽者回應的機會。通過雙向及多向的溝通方式，才可以肯定訊息是否被清楚理解。


認真回應　以事論事

對於一個完整有效的溝通來說。不單只是有「表達」和「回應」便足夠，還要考慮的是大家的態度是否認真。接聽的一方，如果只是馬虎回應，或者不作正面答覆，甚至口是心非及隨便支吾以對，都會失去溝通的意義。


認真的給予和接受意見是十分重要的，意見可分為正面和建設性。當對方做得好而加以表揚，這是正面的意見，當對方有不足之處，就得提出建設性的改進意見。給予意見的時候，應站在對方的立場和角度，針對對方最為需要的地方，而給予意見。例如：在半年業績的評核中，下屬當然希望知道上司對自己工作的評價，如果作為上級在評核業績後不作出任何意見，或只是輕描淡寫地述說一下，只會打擊了下屬的投入感和積極性。


在給予意見時一定要具體及明確，有真實的數據和事例，同時也要有建設性，上級一般最容易犯上武斷地給下屬意見，甚至帶?批評或輕視的語氣說話。所以，積極的意見也就是應要以事論事，同時不傷害對方的人格和尊嚴。


接納意見　真誠對待

接受對方的意見也是一個重要的溝通環節，一定要以真誠的態度聆聽對方的意見，不論對方所提出的意見是否正確，也得以接受及不打斷對方說話為原則，切勿以「不要說，我知道了！」來打斷對方的說話，能夠耐心聆聽，不打斷對方，才有機會全面了解對方的意見。另外，避免以一種自我防?的心態來接受別人的意見，否則別人說一句，你的內心卻不服九句，若是一言九「頂」的話，便不能靜心接納中肯的意見。


聽了別人的意見後，自己要有一個明確的態度，例如表示理解、同意、支持、贊成、不同意、保留意見等，若不能夠明確表達自己對於有關意見的反應和意向，只會令對方誤解你是內心抗拒或聽不明白，這樣只會令大家更易產生誤會。所以，遇有自己不對的地方，更應勇於接納及承認錯失，才是職場員工應有的態度。


黃桂林

人際口才學會創辦人及亞洲十大企業培訓師2006