訊息包括文字內容及思想情感，在職場溝通當中，訊息是重要的數據或工作要求，必定要有效傳遞，才可達至預期效果。


有效傳達職場訊息的技巧，在溝通過程中十分重要，這也就是要求大家考慮面對的溝通對象和目的時，有不同的傳達方式，而職場訊息傳達的方式有很多，例如：工作會議、簡報、告示、信件、電話、電郵、面說等，如果只是一般的訊息傳遞，通過電郵、函件或電話就可以解決，但如果為了要交流感情及增加信任，則應該配合適當的時間和場合，而面談會是最好。


何時、何地、何事

要有效傳達職場訊息，講求「天時、地利、人和」的因素，例如：何時約見客戶？何時發出有關函件？何時向老闆匯報進度……這個「何時」就是一種學問，總括來說，不要因為不適當的時間而造成溝通障礙。假如你是下午5時放工，誰知道上級竟在放工前要求見你，除非是甚麼天大的事情，否則這個時間大部分的溝通內容極可能是未能傳達的。


選擇恰當的地點也是十分重要，假如你要和同事檢討他的工作情況，那就必要選擇一處只有你們兩人的安靜環境。如果想減輕辦公室的拘謹和壓力，可以選擇前往公司附近的餐廳，環境也可以造就和諧的溝通氣氛。


內容充實　簡單易明

其實，訊息的內容就是溝通的實質，因此進行溝通時切勿無的放矢。溝通之前，應該對相關訊息的內容做好準備，訊息的取捨至為重要，有時候講得太多未必能達至預期效果。


職場訊息的內容應該清楚簡潔，避免含糊不清，專業用語或行業術語在確認對方能夠理解的情況下，才可以使用。當然，在說話時所用的聲量、語氣、聲調、表情及動作都會令對方產生不同的感受而影響溝通。


最後，要清楚自己的權責所在，在崗位上與同事溝通，應該要不受個人情緒影響。訊息要簡單易明，直截了當，個人須處於冷靜沉?的狀態，知道自己在說甚麼，才能把訊息清楚傳遞。


黃桂林

人際口才學會創辦人及亞洲十大企業培訓師2006