開會是每間公司的例行活動,每名上司都有獨特開會風格,不過有一件事是幾乎肯定的,就是許多會議都令人昏昏欲睡,浪費整個下午卻難以完成預定議題,效率很低。原因很簡單,人們坐在會議室舒適、寬大的椅子上,往往情不自禁地享受其中,大腦放鬆容易產生惰性,很難集中精力去做事,更不會感到時間的緊迫感,令會議效率下降。
美國近年興起一種新的會議風格,很值得大家參考。這種會議不在會議室進行,而是一班人站在走廊,沒有桌椅,沒有咖啡,取而代之的是進行五分鐘「計時會議」。
這種會議效率極高,許多公司都仿效。職場專家認為,要進行高效會議,不妨作出一些轉變:
1. 環境不要太舒適
開會不要拘泥形式,茶水間、空地或走廊都能進行,最好所有人都站著開會,力求速戰速決,得出結論和結果,原因很簡單︰在惡劣條件下,為了盡快結束不舒適狀態,大腦會激發各種潛能。
2. 時間不要太長
開會要直奔議題,不要東拉西扯閒聊一番,務求要在15分鐘得出結論,時間最長不超過半小時。會議前最好要求與會者充分準備,提高效率。
3. 人少但人人要發言
蘋果前行政總裁喬布斯提出,人多不是引發好創意的必要條件。所以應控制會議人數在十人以內,會議期間亦不只限於高層說話,要讓每名參會者發言,鼓勵互相提問和交流意見。
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