時間本身就是一項有限的資源，時間管理不當不單浪費工時，令工作效率降低，甚至令自己在工作崗位上，未能發揮出真正的潛能。


完成一件工作所需的時間，正代表處理工作的速度。今時今日在這競爭激烈的職場環境中，要真正取得工作成就，亦取決於處事的速度，是有速度又不能出錯，如果辦事效率夠快，但卻頻頻出錯，一樣等於欠缺工作效率。善加運用辦公時間，配合個人處事的態度，才可以真正在工作崗位上有所表現。以下是一職場個案：


劉小姐自小就有做事拖拉的毛病，工作之後也未見有所改進。她現在於一家跨國企業做秘書，每天的工作又多又複雜，她常常埋在一堆事務中理不出頭緒。新任務一件接一件壓下來，她一會兒做做這個，一會兒幹幹那個，每件事情都只做到一半，結果每件事情都沒有完成好。


更加令人頭痛的是，老闆交給她的任務，她常常拖到最後一刻，才採取行動，完全不給自己充裕的時間，也不考慮意外情況的出現。因此很多次任務都因為一些意外的發生而無法按時完成。劉小姐在忙亂之中，對自己的工作能力產生了嚴重的懷疑。


分析點評

這是時間管理不當的問題。做事拖拉，分不清輕重緩急，很容易導致工作延誤。如何進行有效的時間管理呢？


首先，對手頭的工作來一個輕重緩急的排序，按照緊急重要、緊急非重要、重要非緊急、非重要非緊急的序列排一下，你就會很清楚知道，應該先處理甚麼然後再做甚麼。


其次，每天上班前做一張工作計畫表，把當天需要完成的事情列出來，做完一項刪掉一項，當天需要完成的不要推到第二天，加班也要逼自己完成，這樣就會使自己的工作思路更清晰，不會一團忙亂而毫無頭緒。


此外，擺放文件和東西要有次序，例如各類文件檔案、辦公室文具用品等等，編好序號放在專門擺放的地方，免得需要的時候，要花時間去找。而且某些重要的物件在需要的時候如果找不到，不單會耽誤事情，還會給上級和同事一種辦事欠條理的印象。




撰文：黃桂林

人際口才學會創辦人及亞洲十大企業培訓師2006